Чтобы организовать работу команды, не запутаться в задачах и достигать своих целей, бизнесу нужна грамотно продуманная система.
И коробочные решения тут подходят идеально: внутри есть всё для контроля сотрудников, а рабочее пространство можно развернуть парой кликов мыши. Еще идеальнее будет если с рынка РФ не будут исчезать привычные инструменты…. (всплакнул по ноушену, адсенсу и прочим слакам)
Я сделал подборку из 12 коробочных решений для управления задачами, онбординга сотрудников и хранения базы знаний. Тут и отечественное ПО, и зарубежные аналоги, которые пока работают в России (скрестим пальчики).
Ниже ключевые критерии выбора системы управления проектами, на которые я ориентировался и вам советую.
Грубо говоря я старался учитывать гибкость инструментов и чисто нишевые в расчёт не брал.
При выборе платформы для вашей команды важно учитывать:
Полноценная платформа для онбординга и управления проектами. Функций «из коробки» хватит, чтобы работать в команде, делать базы знаний, обучать и тестировать сотрудников, отслеживать дедлайны. Можно шерить материалы заказчикам, подрядчикам, консультантам.
Teamly – это набор разных тематических пространств + контент, созданный в удобном редакторе + общая лента с обновлениями. Есть галерея шаблонов, рабочее пространство можно развернуть буквально за пару кликов без ручной настройки. Причём как для проекта или небольшого отдела, так и для целой компании.
Что внутри:
Ещё в Teamly есть умные таблицы, как в Notion. В них можно создавать базы данных, применять фильтры, добавлять теги. Готовая таблица за один клик превращается в канбан-доску, данные синхронизируются и останутся на месте. На одну страничку можно встроить несколько умных таблиц, что удобно для отчётов;
Тарифы: Бесплатно для команды из 7 человек (нет AI-помощника, память до 2 Гб). Платно – от 199 ₽/мес. за каждого пользователя, память 1 Гб на сотрудника. Только база знаний – 479 ₽/мес. за одного редактора.
Российский аналог Notion и Confluence. Поможет собрать в одном месте все данные компании: рабочие инструкции, FAQ, скрипты для ботов, документацию по проектам, материалы для онбординга сотрудников и т.д. Всё можно настроить, сгруппировать, красиво оформить и внедрить в текущую инфраструктуру.
Своего таск-менеджера нет, но можно подключить Jira, Kaiten или Яндекс.Трекер и «подтягивать» туда заявки из L2U. Интерфейс адаптивный, настраивается в режиме drag-and-drop.
Что внутри:
Тарифы: Цену считают для каждой компании индивидуально, всё зависит от функционала и числа пользователей. Для любого тарифа есть пробный период.
Yonote – неплохая российская альтернатива Trello и Notion. С ним можно создавать базы знаний, управлять проектами, распределять задачи и следить за дедлайнами. Есть поддержка ИИ, которая отвечает за умный поиск по базе и генерацию текстов в документах. Можно подключить рабочий Телеграм, чтобы уведомления сразу приходили в Yonote.
Что внутри:
Тарифы: До 5 пользователей – бесплатно (нет AI-ассистента, хранилище до 5 Гб). Платные тарифы начинаются от 149 ₽ за пользователя в месяц.
Naumen – система для управления знаниями. Ей можно пользоваться на сайте, в приложении или встроить виджет Naumen в любой web-сервис. Например, добавить на свой сайт мини-версию базы знаний в качестве FAQ для сотрудников или клиентов. Оптимально для контакт-центров, банков и офисов продаж, где клиенты задают много вопросов.
Что внутри:
Тарифы: Цены по запросу, зависят от размера и потребностей компании. Trial-периода нет.
O!task - это таск-трекер, CRM, база знаний и учет финансов в единой система с гибкими уровнями доступа. Хорошо подойдет командам до 50 человек.
Интерфейс достаточно приятный и минималистичный, поэтому разобраться слишком нагруженным, но у Confluence есть целый курс, который поможет разобраться.
Что внутри:
Битрикс24 – платформа с полноценной CRM, документооборотом, конструктором лендингов/рассылок, админкой сайта и даже сквозной аналитикой. Подходит большим компаниям, у которых уже выстроены все бизнес-процессы, и нужно их оптимизировать. Можно просто установить Bitrix24 на свой сервер или развернуть в облаке, и пользоваться только им
Что внутри:
· доработать можно только коробочную версию;
· сложно разобраться, приходится обучать сотрудников;
· ограничение до 100 пользователей в облачной версии.
Тарифы: Есть две версии: облачная и коробочная. Облачная предлагается бесплатно для команды до 5 пользователей (входит 5 Гб памяти, чат, видеозвонки). Платные тарифы начинаются от 1990 ₽/мес. за 5 пользователей. Коробочная версия стоит от 109 000 ₽, покупается один раз.
CraftTalk – сервис коммуникации на базе ИИ. Подходит, чтобы общаться с клиентами и внутри компании. Станет неплохой «Википедией», где сотрудники могут искать информацию по бизнес-процессам, проектам, рабочим инструкциям. На той же базе обучаются чат-боты, которые могут отвечать клиентам на сайте, в мессенджерах и на маркетплейсах.
Что внутри
Тарифы: Всего 5 тарифов, в среднем выходит 1990 ₽/мес. за одного пользователя. На самом дорогом тарифе (25 000 ₽/мес.) можно подключить 10 пользователей и вести до 10 000 диалогов в чат-боте.
Базовый сервис для управления проектами, ещё один аналог Trello. Идеален для таск-трекинга, плохо подходит для базы знаний – мало функционала. На фон в трекере можно ставить красивые картинки, чтобы приятнее было работать. Хорош для небольших команд и IT-проектов, которым надо визуализировать процессы.
Что внутри:
Из минусов:
ClickUp – сервис с функциями таск-трекера и текстового редактора. Чаще всего им пользуются стартапы и разработчики, чтобы отслеживать и фиксить баги в продукте. Можно ставить задачи с дедлайнами, создавать документы, общаться, составлять расписания.
Есть режим спринтов, когда большой проект делят на временные отрезки, по каждому замеряют потраченное время и отслеживают общий прогресс.
Что внутри:
Monday – сервис с красочным визуалом и классическими agile-досками, как у Asana. Часто используют, как CRM, чтобы вести клиентов, строить воронки продаж и делать понятные дашборды по проектам. Поэтому популярен в отделах продаж, маркетинге и больших компаниях, где ведут несколько проектов одновременно.
Что внутри:
Coda – сервис для совместной работы, онбординга и хранения базы знаний. Редактор поддерживает любые типы контента: текст, диаграммы, картинки, готовые таблички для разных целей, кнопки и т.д. Можно создавать в нём нагруженные документы, визуализировать статистику и собирать таск-трекеры из блоков, как в Notion.
Что внутри:
Тарифы: Есть бесплатная версия для небольшой команды, в которой можно только редактировать готовые документы и настраивать рабочее пространство. Платные тарифы начинаются от 10$/мес. за пользователя.
Сервис от создателей Trello. Особенно хорош для ведения базы знаний: можно верстать объёмные страницы с текстом, картинками и инфографикой, прикреплять файлы. Интегрирован с Jira, можно автоматически перенести данные или настроить таск-трекер. Своего таск-менеджера нет.
Интерфейс кажется слишком нагруженным, но у Confluence есть целый курс, который поможет разобраться.
Что внутри:
Часть функций в разных платформах повторяется, но у каждой из них есть свои крутые фишки. Например, если нужно просто следить за дедлайнами и делать красивые отчёты для заказчиков, подойдёт Kaiten или ClickUp. А если ищете полноценную замену Notion с базой знаний, таск-трекером и кучей полезных настроек, идеально подойдёт российский Teamly.
1. Teamly: Полный функционал, российская разработка, гибкие настройки
2. Bitrix24: Корпоративное решение с расширенной CRM
3. Coda: Гибкий конструктор рабочих процессов
Важно: Перед внедрением всегда используйте пробные периоды и тестируйте систему силами небольшой пилотной группы
И коробочные решения тут подходят идеально: внутри есть всё для контроля сотрудников, а рабочее пространство можно развернуть парой кликов мыши. Еще идеальнее будет если с рынка РФ не будут исчезать привычные инструменты…. (всплакнул по ноушену, адсенсу и прочим слакам)
Я сделал подборку из 12 коробочных решений для управления задачами, онбординга сотрудников и хранения базы знаний. Тут и отечественное ПО, и зарубежные аналоги, которые пока работают в России (скрестим пальчики).
Ниже ключевые критерии выбора системы управления проектами, на которые я ориентировался и вам советую.
Грубо говоря я старался учитывать гибкость инструментов и чисто нишевые в расчёт не брал.
При выборе платформы для вашей команды важно учитывать:
- Масштаб и специфику вашего бизнеса
- Необходимый вам функционал (таск-трекинг, база знаний, CRM)
- Бюджет на внедрение системы
- Удобство интеграции с существующими процессами
- Уровень технической поддержки
- Соответствие российскому законодательству о защите данных (на этом пункте я глубоко закатываю глаза так, что они делают полный оборот)
- Разрозненность информации и коммуникаций
- Сложность контроля удаленных сотрудников
- Потеря важных задач и документов
- Низкая скорость адаптации новых сотрудников
- Отсутствие прозрачности в workflows
Топ-7 в России
Сначала разберу отечественные платформы, которые можно быстро адаптировать под свою команду и не бояться внезапных блокировок. Все они работают в веб-версии, есть приложения на iOS и Android.Teamly
Сайт:Полноценная платформа для онбординга и управления проектами. Функций «из коробки» хватит, чтобы работать в команде, делать базы знаний, обучать и тестировать сотрудников, отслеживать дедлайны. Можно шерить материалы заказчикам, подрядчикам, консультантам.
Teamly – это набор разных тематических пространств + контент, созданный в удобном редакторе + общая лента с обновлениями. Есть галерея шаблонов, рабочее пространство можно развернуть буквально за пару кликов без ручной настройки. Причём как для проекта или небольшого отдела, так и для целой компании.
Что внутри:
- автоматическая миграция из Notion и Confluence
- диаграмма Ганта + календарь с данными по каждой задаче
- чаты внутри каждого документа
- модуль микроленинга, чтобы создавать тесты и курсы для сотрудников
- интеллект-карты, интерактивные и канбан-доски
- AI-ассистент: улучшает тексты, пишет посты, ищет информацию
- ТГ-бот TeamlyBot, который сохраняет информацию из переписки в базу данных
- умная лента, как в соцсетях, где удобно отслеживать обновления по проектам и базам знаний
- интеграция с YouTube, Google Docs, draw.io, Trello, Asana, Jira
- гайды по работе с платформой, вебинары по обновлениям;
Ещё в Teamly есть умные таблицы, как в Notion. В них можно создавать базы данных, применять фильтры, добавлять теги. Готовая таблица за один клик превращается в канбан-доску, данные синхронизируются и останутся на месте. На одну страничку можно встроить несколько умных таблиц, что удобно для отчётов;
Тарифы: Бесплатно для команды из 7 человек (нет AI-помощника, память до 2 Гб). Платно – от 199 ₽/мес. за каждого пользователя, память 1 Гб на сотрудника. Только база знаний – 479 ₽/мес. за одного редактора.
L2U InKnowledge
Сайт:Российский аналог Notion и Confluence. Поможет собрать в одном месте все данные компании: рабочие инструкции, FAQ, скрипты для ботов, документацию по проектам, материалы для онбординга сотрудников и т.д. Всё можно настроить, сгруппировать, красиво оформить и внедрить в текущую инфраструктуру.
Своего таск-менеджера нет, но можно подключить Jira, Kaiten или Яндекс.Трекер и «подтягивать» туда заявки из L2U. Интерфейс адаптивный, настраивается в режиме drag-and-drop.
Что внутри:
- единая база знаний для операторов и умных ботов;
- автоматический перенос контента из Confluence или Notion.
- интеграция с CRM, ERP и любой IT-инфраструктурой;
- дашборды с визуализацией для отчётности;
- редактор с шаблонами для разных типов контента;
- конструктор скриптов, тестов, форм, опросов;
- готовые шаблоны сайтов и страниц;
Тарифы: Цену считают для каждой компании индивидуально, всё зависит от функционала и числа пользователей. Для любого тарифа есть пробный период.
Yonote
Сайт:Yonote – неплохая российская альтернатива Trello и Notion. С ним можно создавать базы знаний, управлять проектами, распределять задачи и следить за дедлайнами. Есть поддержка ИИ, которая отвечает за умный поиск по базе и генерацию текстов в документах. Можно подключить рабочий Телеграм, чтобы уведомления сразу приходили в Yonote.
Что внутри:
- канбаны, бесконечные доски, календари;
- открытый API для интеграции со своей инфраструктурой
- 30+ интеграций, включая Figma, Google Docs, Diagrams.net, YouTube;
- настройка разных уровней доступа для сотрудников;
- импорт данных из Notion;
- редактор с возможностью вставить код, видео, картинки;
- совместная работа в онлайн-режиме;
- поддержка тегов и приоритетов для задач;
Тарифы: До 5 пользователей – бесплатно (нет AI-ассистента, хранилище до 5 Гб). Платные тарифы начинаются от 149 ₽ за пользователя в месяц.
Naumen KMS
Сайт:Naumen – система для управления знаниями. Ей можно пользоваться на сайте, в приложении или встроить виджет Naumen в любой web-сервис. Например, добавить на свой сайт мини-версию базы знаний в качестве FAQ для сотрудников или клиентов. Оптимально для контакт-центров, банков и офисов продаж, где клиенты задают много вопросов.
Что внутри:
- разные типы контента: лонгриды, шаблоны, пошаговые сценарии, отчёты
- GPT-помощник, который умеет давать развёрнутые ответы
- функционал для обучения сотрудников с тестами
- пуши и письма и с подтверждением прочтения при обновлении контента
- совместная работа над документом в режиме real-time
- настройки уровней доступа к проектам и документации
- база с умным поиском по фильтрам, тегам и сниппетам
Тарифы: Цены по запросу, зависят от размера и потребностей компании. Trial-периода нет.
O!task
Сайт:O!task - это таск-трекер, CRM, база знаний и учет финансов в единой система с гибкими уровнями доступа. Хорошо подойдет командам до 50 человек.
Интерфейс достаточно приятный и минималистичный, поэтому разобраться слишком нагруженным, но у Confluence есть целый курс, который поможет разобраться.
Что внутри:
- Модуль для управления проектами
- Учет финансов
- База знаний для хранения
- CRM с настраиваемыми воронками
- Тайм-трекер с встроенной аналитикой
- отсутствуют детальные отчеты по финансам
- нет импорта данных из Notion
Bitrix24
Сайт:Битрикс24 – платформа с полноценной CRM, документооборотом, конструктором лендингов/рассылок, админкой сайта и даже сквозной аналитикой. Подходит большим компаниям, у которых уже выстроены все бизнес-процессы, и нужно их оптимизировать. Можно просто установить Bitrix24 на свой сервер или развернуть в облаке, и пользоваться только им
Что внутри:
- канбан-доски, диаграмма Ганта, календари
- автоматизация любых процессов по заданному алгоритму
- AI-ассистент Copilot для генерации текстов
- облачное хранилище для базы знаний и документов
- конструктор сайтов и интернет-магазинов с собственной CRM
- свой редактор документов
- онлайн-офис: мессенджеры, видеозвонки, конференции на 100+ человек
· доработать можно только коробочную версию;
· сложно разобраться, приходится обучать сотрудников;
· ограничение до 100 пользователей в облачной версии.
Тарифы: Есть две версии: облачная и коробочная. Облачная предлагается бесплатно для команды до 5 пользователей (входит 5 Гб памяти, чат, видеозвонки). Платные тарифы начинаются от 1990 ₽/мес. за 5 пользователей. Коробочная версия стоит от 109 000 ₽, покупается один раз.
CraftTalk
Сайт:CraftTalk – сервис коммуникации на базе ИИ. Подходит, чтобы общаться с клиентами и внутри компании. Станет неплохой «Википедией», где сотрудники могут искать информацию по бизнес-процессам, проектам, рабочим инструкциям. На той же базе обучаются чат-боты, которые могут отвечать клиентам на сайте, в мессенджерах и на маркетплейсах.
Что внутри
- конструктор чат-ботов с понятным графическим редактором
- API-интеграция с любыми базами знаний компаний
- система BI-аналитики с визуализацией
- удобный поиск по ключевым словам
- база знаний с доступом через чат или мессенджер
Тарифы: Всего 5 тарифов, в среднем выходит 1990 ₽/мес. за одного пользователя. На самом дорогом тарифе (25 000 ₽/мес.) можно подключить 10 пользователей и вести до 10 000 диалогов в чат-боте.
Kaiten
Сайт:Базовый сервис для управления проектами, ещё один аналог Trello. Идеален для таск-трекинга, плохо подходит для базы знаний – мало функционала. На фон в трекере можно ставить красивые картинки, чтобы приятнее было работать. Хорош для небольших команд и IT-проектов, которым надо визуализировать процессы.
Что внутри:
- канбан-доски, статусы задач + метки, чтобы следить за дедлайнами
- загрузка данных из Trello, Jira или других сервисов
- поддержка вложенных папок
- набор шаблонов для разных типов контента
- внутренние чаты в каждом документе
Из минусов:
- выходит дороже аналогов, а функций меньше
- мало инструментов на бесплатном тарифе
Топ-4 за рубежом
Дополню нашу подборку зарубежными сервисами, которые пока работают из России, если при регистрации сменить локацию в браузере и оплатить доступ с иностранной карты. Оплаты с карт российских банков не принимаются.ClickUp
Сайт:ClickUp – сервис с функциями таск-трекера и текстового редактора. Чаще всего им пользуются стартапы и разработчики, чтобы отслеживать и фиксить баги в продукте. Можно ставить задачи с дедлайнами, создавать документы, общаться, составлять расписания.
Есть режим спринтов, когда большой проект делят на временные отрезки, по каждому замеряют потраченное время и отслеживают общий прогресс.
Что внутри:
- канбан-доски, диаграмма Ганта, календарь
- редактор с функцией совместной работы, множеством шаблонов и экспортом файлов
- встроенный мессенджер
- кастом задач под сотрудника: можно менять цвета, добавлять графики/ссылки
- визуализация в виде mind-map, дашбордов и обычного списка задач
- готовые шаблон почти под любой проект (маркетинг, дизайн, разработка и т.д.)
- нельзя выбрать русский язык
- много лишних функций для обычного таск-трекера.
- ограничение журнала действий на бесплатном тарифе – 1 день, на базовом платном – 1 неделя;
Monday
Сайт:Monday – сервис с красочным визуалом и классическими agile-досками, как у Asana. Часто используют, как CRM, чтобы вести клиентов, строить воронки продаж и делать понятные дашборды по проектам. Поэтому популярен в отделах продаж, маркетинге и больших компаниях, где ведут несколько проектов одновременно.
Что внутри:
- 200+ шаблонов для досок и задач под разные ниши
- гостевой доступ для заказчиков и подрядчиков
- автоматические письма-напоминалки перед дедлайнами
- интеграция документов с досками: можно встраивать столбцы с задачами, заметки и дашборды
- инфобоксы внутри задач, где можно хранить файлы и оставлять заметки
- дашборды, куда выгружаются данные сразу с 20-30 досок (на платных тарифах)
- канбан-доски с настройкой цветовых схем;
- нет гостевого доступа на бесплатном и базовом тарифах
- стоит дороже аналогов, которые опережают его по функционалу
Coda
Сайт:Coda – сервис для совместной работы, онбординга и хранения базы знаний. Редактор поддерживает любые типы контента: текст, диаграммы, картинки, готовые таблички для разных целей, кнопки и т.д. Можно создавать в нём нагруженные документы, визуализировать статистику и собирать таск-трекеры из блоков, как в Notion.
Что внутри:
- большая галерея шаблонов, от списка дел до ведения проектов
- интеграция с Figma, Trello, Google Calendar, Notion
- автоматизация рутинных действий: например, рассылок
- «режим редактора», как в Google Docs, чтобы советовать изменения
Тарифы: Есть бесплатная версия для небольшой команды, в которой можно только редактировать готовые документы и настраивать рабочее пространство. Платные тарифы начинаются от 10$/мес. за пользователя.
Confluence
Сайт:Сервис от создателей Trello. Особенно хорош для ведения базы знаний: можно верстать объёмные страницы с текстом, картинками и инфографикой, прикреплять файлы. Интегрирован с Jira, можно автоматически перенести данные или настроить таск-трекер. Своего таск-менеджера нет.
Интерфейс кажется слишком нагруженным, но у Confluence есть целый курс, который поможет разобраться.
Что внутри:
- интерфейс на русском языке
- удобная настройка прав доступа
- возможность комментировать, ставить лайки и смайлики в каждом документе;
- совместная работа над документом в real-time;
- 75+ настраиваемых шаблонов, от стратегий до отчётов;
- редактор со вставкой кода, картинок, файлов и другого контента;
- сложно настроить под цели компании без стороннего специалиста
- нельзя перенести данные из Notion
Сравнительная таблица
Часть функций в разных платформах повторяется, но у каждой из них есть свои крутые фишки. Например, если нужно просто следить за дедлайнами и делать красивые отчёты для заказчиков, подойдёт Kaiten или ClickUp. А если ищете полноценную замену Notion с базой знаний, таск-трекером и кучей полезных настроек, идеально подойдёт российский Teamly.
Рекомендация по выбору системы управления проектами исходя из размера команды
Для малого бизнеса (до 10 человек):- Yonote
- ClickUp
- Coda
- Teamly
- Bitrix24
- Monday
- Bitrix24
- Confluence
- L2U InKnowledge
1. Teamly: Полный функционал, российская разработка, гибкие настройки
2. Bitrix24: Корпоративное решение с расширенной CRM
3. Coda: Гибкий конструктор рабочих процессов
Важно: Перед внедрением всегда используйте пробные периоды и тестируйте систему силами небольшой пилотной группы
